Konta firmowe

Konta dla przedsiębiorców – co to jest?

Konta dla przedsiębiorców są typem rachunku bankowego, przeznaczonego wyłącznie dla osób fizycznych zajmujących się działalnością gospodarczą oraz spółek prawa handlowego. Konto firmowe docelowo ma służyć nie tylko do bieżącej obsługi finansowej, ale również rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych czy urzędem skarbowym.

Konto firmowe pozwala na skuteczne rozgraniczenie transakcji prywatnych od tych firmowych. To bardzo ważne i pomocne, szczególnie z punktu widzie prowadzonej w firmie księgowości, a także w czasie kontroli, kiedy to kontrolerzy uzyskują wgląd w prywatne (które czasem mogą być niewygodne) transakcje przedsiębiorcy.

Jakie konto firmowe będzie najlepsze dla przedsiębiorcy?

Konta firmowe, aby spełniały swoje funkcje, muszą być przede wszystkim dostosowane do rodzaju i skali prowadzonej działalności. Obecnie banki niezwykle dbają o swoich biznesowych klientów, tworząc oferty uwzględniające szczegółowo zarówno potrzeby mikroprzedsiębiorstw, jak i małych, średnich czy dużych firm, a nawet olbrzymich korporacji.

Konto bankowe, z którego będzie korzystała firma powinno być przede wszystkim komfortowe w użytkowaniu, a platforma na której się znajduje prosta i przejrzysta w obsłudze. Warto pamiętać o tym, że najważniejszy jest wybór najkorzystniejszej dla danego przypadku oferty – nie zawsze musi pochodzić z tego samego banku, w którym przedsiębiorca posiada swój prywatny rachunek (choć coraz częściej zdarza się, że mając w tym samym banku konto osobiste i firmowe można liczyć na dodatkowe, dość atrakcyjne profity). Przed dokonaniem ostatecznego wyboru, warto przede wszystkim przejrzeć poszczególne oferty pod kątem:

• opłat za prowadzenie rachunku, które najczęściej ściągane są w miesięcznym rozliczeniu z rachunku posiadacza konta. W związku z bardzo dużą konkurencją na rynku usług bankowych, coraz większa ilość placówek decyduje się na rezygnację (dobrowolnie bądź po spełnieniu określonych warunków) z poboru opłat zarówno za otwarcie jak i prowadzenie rachunku bankowego ;
• ewentualnych prowizji dodatkowych (np. za przelewy, wypłaty z bankomatów innych banków itp.), które naliczane są w czasie dokonywania standardowych operacji bankowych. Coraz częściej opłaty te są niewielkie, a w niektórych aspektach banki rezygnują nawet z ich poboru;
• opłat za wydanie i użytkowanie karty płatniczej – podsiadanie konta bankowego, niezależnie od tego, czy przeznaczonego do celów prywatnych czy firmowych związane jest z wydaniem karty płatniczej. Jej wydanie jak i użytkowanie może być zarówno płatne jak i całkowicie darmowe. Niektóre banki decydują się na rezygnacje z opłaty pod warunkiem, że za pośrednictwem karty opłacone zostaną wydatki na określoną sumę;
• możliwości realizacji szybkich przelewów (szczególnie do ZUS i urzędu skarbowego);
• dostępności bankowości mobilnej;
• dostępności do historii zrealizowanych transakcji;
• możliwości założenia karty kredytowej.

Konto bankowe tak naprawdę jest niezbędnym narzędziem w prowadzeniu biznesu, niezależnie od profilu działalności.

Konto dla przedsiębiorcy – jak założyć?

Założenie konta bankowego jest jedynym z najważniejszych zadań, jakie musi wypełnić przedsiębiorca rozpoczynający prowadzenie władnej działalności gospodarczej. Wielu zastanawia się nad tym, czy mogą skorzystać przy prowadzeniu firmy z własnego konta osobistego – mogą, ale tylko w przypadku, gdy jest to jednoosobowa działalność gospodarcza, w  związku z czym nie są do jej prowadzenia zatrudniane jakiekolwiek inne osoby. Dodatkowym warunkiem jest przypisanie do konta osobistego tylko jednego właściciela. W przeciwnym wypadku, nawet przy zatrudnieniu jednego pracownika (poza założycielem) niezbędne jest utworzenie specjalnego firmowego konta w banku.

Założenie konta bankowego jest bardzo proste – obecnie można zrobić to osobiście w placówce wybranego banku bądź online – zarówno poprzez aplikację jak i stronę internetową banku (to niezwykle wygodne rozwiązanie, choć w większości przypadków możliwe jest wyłącznie przy kontach firmowych dla jednoosobowych działalności gospodarczych). Jest jeszcze jednak możliwość – można zrobić to poprzez infolinię, choć niewiele osób z takiej możliwości korzysta. Choć samo założenie konta jest bardzo proste, to jednak wymaga załatwienia kilku niezbędnych formalności i zgromadzenia potrzebnej dokumentacji. Tak naprawdę to, jakie będą niezbędne przy zakładaniu konta firmowego w banku zależne jest przede wszystkim od formy prawnej prowadzonej działalności oraz indywidualnych wymagań placówki, w której ma zostać założone.

W przypadku zakładania firmowego konta bankowego dla jednoosobowej działalności gospodarczej niezbędne będzie przedstawienie dowodu osobistego przedsiębiorcy tylko w przypadku, w którym jego firma już posiada pełen wpis do rejestru Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

W przypadku innych niż jednoosobowa działalność form prowadzenia działalności gospodarczej niezbędne będzie przedstawienie następujących dokumentów:

• dowodu osobistego;
• statutu stowarzyszenia, umowy spółki bądź jakiegokolwiek innego dokumentu (rodzaj powinien być skonsultowany z przedstawicielem placówki bankowej, w której konto będzie założone) będącego potwierdzeniem prowadzonej działalności gospodarczej;
• potwierdzenie wpisu do CEDiG (spółka cywilna) lub KRS (inny rodzaj spółki).

Obecnie przy zakładaniu konta firmowego banki nie wymagają potwierdzenia nadania przedsiębiorcy numeru NIP czy REGON.

W przypadku zakładania konta bankowego na potrzeby działań firmowych online najczęściej pierwszym krokiem do celu jest wypełnienie na stronie banku lub w aplikacji wniosku, zawierającego podstawowe dane takie jak imię i nazwisko, PESEL, numer telefonu, adres mailowy czy najważniejsze dane dotyczące firmy. Samo wypełnienie formularza to jednak nie wszystko – niezbędne jest także potwierdzenie tożsamości oraz podpisanie umowy, które w zależności od banku może przebiegać za pośrednictwem wideokonferencji bądź przelewu weryfikacyjnego lub za pomocą bardziej tradycyjnej metody, czyli przy pomocy kuriera.

Istnieje możliwość jednoczesnego założenia konta firmowego i jednoosobowej działalności gospodarczej. To bardzo szybkie i wygodne rozwiązanie, które pomoże zaoszczędzić wiele czasu. Niestety, na chwilę obecną taka możliwość jest oferowana przez nieliczne placówki bankowe. W przypadku tych banków, które dają swoim nowym bądź już obecnym klientom taką możliwość, oferta skierowana jest przede wszystkim do:

• osób, które mają obywatelstwo i adres zamieszkania na terenie Polski;
• osób, które mają pełną zdolność do czynności prawnych;
• osób, które posiadają ważny dowód osobisty;
• osób, które nie mają prawomocnego wyroku sądowego zakazującego im prowadzenia działalności gospodarczej;
• osób, które nie posiadają zarejestrowanej w CEDiG działalności gospodarczej.

Zakładając jednocześnie konto o firmę należy udać się do palcówki bankowej bądź skorzystać ze specjalnego formularza znajdującego się na stronie internetowej (jest to zupełnie inny formularz, niż w przypadku zakładania działalności już zarejestrowanej w CEDiG).

Jak wiadomo, zakładanie konta bankowego wymaga spełniania kilku niezwykle istotnych dla obu stron formalności. Dlatego też przedsiębiorca, który decyduje się na jednoczesne założenie firmy i konta bankowego, powinien przed podpisaniem umowy przygotować następujące informacje/ dokumenty:

• nazwę firmy i skróconą nazwę działalności;
• dane kontaktowe firmy;
• kody PKD działalności określające typ prowadzonej działalności gospodarczej;
• datę rozpoczęcia działalności firmy;
• sposób rozliczeń podatkowych firmy;
• dane właściwego urzędu skarbowego;
• wybraną formę wypłaty zaliczek;
• miejsce przechowywania dokumentacji księgowej.

Wszystkie podane wyżej dane są niezbędne do tego, by bank zaakceptował wniosek o założenie konta bankowego przy jednoczesnym uruchomieniu działalności gospodarczej.

Kto powinien posiadać konto dla przedsiębiorcy?

Każdy przedsiębiorca prowadzący w Polsce działalność gospodarczą jest zobowiązany do ewidencjonowania obrotów gospodarczych, a co za tym idzie musi posiadać konto bankowe. Warto jednak podkreślić, że obowiązek posiadania konta polega nie tylko na jego założeniu. Niezbędne jest przy tym także prowadzenie przy jego zastosowaniu aktywnych rozliczeń podatkowych i składkowych.

W przepisach prawa nie ma zapisu mówiącego o tym, że przedsiębiorca do celów firmowych nie może wykorzystywać konta osobistego. To przepisy skarbowe zobowiązują płatników do dokonywania rozliczeń podatkowych nie w formie gotówkowej, tylko w formie przelewu na rachunek bankowy. Od tej zasady jest jednak jeden wyjątek – przepisy zwalniają z tego obowiązku mikroprzedsiebiorców (zatrudniających rocznie mniej niż 10 osób oraz osiągających określony dochód netto).

Do korzystania z konta bankowego zobowiązani są przedsiębiorcy, którzy w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą dokonują/ otrzymują płatności:

• pochodzące z rachunku innego przedsiębiorcy;
• jednorazowe, których wartość przekracza 15 000 zł (transakcje w obcych walutach przeliczane są zgodnie z prezentowanym przez NBP kursem).

Firmowe konto bankowe musi posiadać także przedsiębiorca, który decyduje się na skorzystanie ze split payment, czyli podzielonej płatności. Jest to metoda w której należności regulowane są poprzez konto bankowe z wykorzystaniem komunikatu przelewu. W tym przypadku konto jest niezbędne, ponieważ specjalny rachunek VAT, na którym opiera się split payment może być przypisany wyłącznie do bankowych rachunków rozliczeniowych.

Jednoosobowa działalność gospodarcza – jakie konto bankowe najlepiej wybrać?

Najlepsze konta bankowe dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą to konta prywatne czy firmowe? Ciężko jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie, ponieważ oba rozwiązania mają zarówno swoje wady jak i zalety.

W przypadku jednoosobowej działalności w wielu przypadkach dobrym rozwiązaniem może być skorzystanie z prywatnego konta bankowego przy rozliczaniu kwestii firmowych, szczególnie jeżeli przy pomocy przelewów są regulowane jedynie należności wobec urzędu skarbowego czy ZUS. Oczywiście nie ma jakichkolwiek przeszkód ku temu, by przedsiębiorca działający w pojedynkę otworzył do celów działalności konto firmowe. W tym przypadku należy jednak liczyć się z tym, że koszty jego prowadzenia w niektórych przypadkach mogą być nieco wyższe, niż przy prywatnych rachunkach. Zwiększone koszty prowadzenia konta wcale jednak nie oznaczają, że jest to rozwiązanie niekorzystne. Za jego niezaprzeczalne atuty można uznać przede wszystkim:

• możliwość rozliczenia opłat bankowych jako koszt prowadzenia działalności;
• dostępność specjalnych narzędzi bankowych, które w większości przypadków oferowane są wyłącznie przedsiębiorcom;
• oddzielenie transakcji firmowych od prywatnych, co szczególne przydatnym rozwiązaniem okaże się być już przy pierwszej kontroli skarbowej;
• możliwość wykorzystania płatności podzielonej (split payment);
• odsetki gromadzone na kontach firmowych nie są objęte tzw. podatkiem Belki.

Jak widać po analizie korzyści, jakie może przynieść jednoosobowej działalności gospodarczej korzystanie z konta dla przedsiębiorców może się okazać, że w ogólnym rozrachunku będzie to mniej kosztowne rozwiązanie, w porównaniu do wykorzystywania prywatnego rachunku bankowego.

W ostatnim czasie konta dla firm cieszą się bardzo dużym zainteresowaniem wśród przedsiębiorców, nic więc dziwnego w tym, że banki starają się skonstruować możliwie jak najkorzystniejsze oferty, by zachęcić jak największą liczbę klientów do skorzystania z ich usług. Dzięki temu obecnie konta firmowe stają się niezwykle opłacalnym rozwiązaniem w wielu przypadkach i to niezależne od tego, czy korzysta z nich duża korporacja czy mikroprzedsiębiorstwo.